Martrick Media I/S

Handelsbetingelser for erhverv og foreninger

Martrick Media I/S CVR: 45302210

Gældende fra 23/08-2026. Version 1.0.

Del A — Generelle vilkår

Del A gælder for alle opgaver. Del B indeholder særlige vilkår for de enkelte opgavetyper og går forud for Del A ved uoverensstemmelse.

1. Anvendelse

Disse betingelser gælder for alle opgaver, som Martrick Media I/S (“Martrick Media”, “vi”) udfører for erhvervsdrivende, foreninger, klubber, institutioner og offentlige myndigheder (“kunden”, “I”).

Kundens egne indkøbs- eller leverandørbetingelser gælder ikke, medmindre vi skriftligt har accepteret dem.

2. Aftaleindgåelse

Vi sender en skriftlig ordrebekræftelse med dato, tidspunkt, sted, varighed, leverance, pris og rettigheder.

Aftalen er indgået, når kunden skriftligt accepterer ordrebekræftelsen — for eksempel ved svar på e-mail — eller når opgaven påbegyndes efter kundens anmodning. Underskrift er ikke nødvendig.

Tilbud er gyldige i 14 dage fra afsendelsen, medmindre andet fremgår.

Ved uoverensstemmelse gælder denne rækkefølge: ordrebekræftelsen, dernæst Del B, dernæst Del A.

3. Priser og moms

Alle priser er angivet ekskl. moms.

Prisen omfatter det, der står i ordrebekræftelsen: aftalt tid på lokation, efterfølgende udvælgelse og redigering samt digital levering. Ydelser derudover aftales og faktureres særskilt.

Ønsker kunden at ændre omfanget efter aftaleindgåelsen, sender vi et opdateret tilbud, inden vi går videre.

Løbende aftaler og klippekort faktureres som aftalt i ordrebekræftelsen. Ubrugte klip refunderes ikke, men kan overføres inden for aftaleperioden.

4. Betaling

Betalingsfristen er 8 dage netto fra fakturadato, medmindre andet er aftalt.

Betaling sker ved bankoverførsel til den konto, der fremgår af fakturaen. Mindre beløb kan efter aftale betales med .

Ved opgaver over 10.000 kr. kan vi opkræve 50 % i depositum ved aftaleindgåelsen. Depositummet modregnes i slutfakturaen og refunderes ikke ved kundens afbud, jf. punkt 11.

Ved for sen betaling beregnes renter i henhold til renteloven fra forfaldsdagen. Vi kan desuden opkræve rykkergebyr på 100 kr. pr. rykker samt det faste kompensationsbeløb til erhvervsdrivende i henhold til renteloven.

Vi kan tilbageholde levering, indtil fakturaen er betalt. Brugsretten, jf. punkt 8, opnås først ved fuld betaling.

5. Kørsel, rejse og ophold

Kørsel inden for Odense Kommune og Nordfyns kommune er inkluderet.

Uden for Odense Kommune og Nordfyns kommune faktureres kørsel med 5 kr. pr. km beregnet fra vores adresse og retur. Bro-, færge- og parkeringsudgifter faktureres efter regning.

Kræver opgaven overnatning eller rejse, faktureres transport og ophold efter regning samt et rejsetidshonorar, der aftales på forhånd.

6. Opgavens udførelse

Vi møder som udgangspunkt op to fotografer på de opgaver, hvor det fremgår af ordrebekræftelsen. På mindre opgaver møder én fotograf.

Vi kan anvende tilknyttede fotografer, videografer og underleverandører til at udføre opgaven. Vi hæfter for deres arbejde som for vores eget.

Kunden sørger for:

• adgang til lokationen i det aftalte tidsrum
• at nødvendige tilladelser og akkrediteringer foreligger, jf. Del B
• at en kontaktperson kan træffes under opgaven
• at særlige sikkerheds- og adgangsregler oplyses inden besøget

Den aftalte varighed regnes fra det aftalte starttidspunkt. Forsinkelse, der skyldes kundens forhold, forlænger ikke opgaven, medmindre vi har mulighed for det, og der er aftalt et tillæg.

Vi tilrettelægger selv den fotografiske og redaktionelle udførelse — herunder valg af motiver, vinkler, udsnit og redigering — inden for rammerne af den aftalte opgave.

Forbehold for forholdene på stedet. Vi kan ikke gøres ansvarlige for manglende, begrænsede eller ufuldstændige optagelser, der skyldes forhold, vi ikke råder over — herunder adgangsrestriktioner og krav fra arrangøren, lys-, scene- og publikumsforhold samt tekniske, sikkerhedsmæssige eller praktiske begrænsninger på stedet.

7. Levering

Materialet leveres digitalt i det antal og inden for den frist, der fremgår af ordrebekræftelsen. Et angivet antal er et minimum.

Levering sker via onlinegalleri eller filoverførsel. Billeder leveres som færdigredigerede JPG-filer i høj opløsning.

Råfiler (RAW) indgår ikke i leverancen og udleveres ikke. Ønskes råmateriale — hvilket kan være relevant ved video, jf. punkt B.6 — skal det aftales særskilt.

Forsinkelse, der skyldes kunden, tredjepart eller forhold uden for vores kontrol, berettiger ikke til erstatning, bod eller prisafslag.

Galleriet er tilgængeligt i 3 måneder fra levering. Kunden er selv ansvarlig for at downloade og gemme filerne inden da. Vi opbevarer som udgangspunkt materialet i 12 måneder, men garanterer ikke opbevaring ud over de 3 måneder. Genlevering herefter kan ske mod gebyr, hvis materialet fortsat findes.

8. Ophavsret og brugsret

Martrick Media beholder ophavsretten til alt materiale. Kunden køber en ikke-eksklusiv brugsret, ikke ophavsretten.

Medmindre andet er aftalt, omfatter brugsretten:

• ubegrænset brug i kundens egen markedsføring og kommunikation
• egen hjemmeside, sociale medier, nyhedsbreve, tryksager, præsentationer og intern brug
• tidsubegrænset brug

Brugsretten omfatter ikke:

• videresalg, udlejning eller licensering til tredjepart
• videreoverdragelse til koncernselskaber, sponsorer, samarbejdspartnere, forbund, ligaer eller leverandører uden særskilt aftale
• salg af materialet som varer, print eller licensmateriale
• brug i tredjeparts markedsføring

Kunden må beskære materialet, men må ikke ændre det væsentligt — herunder pålægge filtre, manipulere indholdet eller ændre farvegengivelsen — uden vores accept.

Udvidet licens — for eksempel til videredistribution, sponsorbrug, print i stor skala, outdoor, emballage eller videresalg — aftales og prissættes særskilt.

9. Martrick Medias egen brug

Martrick Media bevarer altid retten til at anvende materiale fra opgaven i egen portefølje, på martrickmedia.dk og i organiske opslag på egne sociale medier. Dette gælder uanset kundens brugsret i øvrigt.

Ønsker kunden, at materialet ikke må anvendes sådan — for eksempel af fortrolighedshensyn — aftales det skriftligt inden opgaven, og der beregnes et tillæg.

Ved lanceringstilbud og rabatterede aftaler: Kunden giver Martrick Media ret til at anvende op til fem billeder fra opgaven i betalt annoncering samt til at anvende kundens navn og logo som reference. Vi udvælger billederne, og kunden kan afvise enkelte billeder inden offentliggørelse. Retten er tidsubegrænset.

10. Personer i materialet

Kunden orienterer medarbejdere, deltagere, gæster eller udøvere om, at der kommer fotograf, inden opgaven finder sted. Ønsker nogen ikke at medvirke, oplyses det til os på dagen.

Kunden er ansvarlig for at have det fornødne grundlag for at anvende materiale med identificerbare personer i sin egen markedsføring, herunder samtykke hvor det kræves.

Anvender Martrick Media materiale med identificerbare personer i egen betalt annoncering, jf. punkt 9, indhenter vi selv det nødvendige samtykke.

Personer under 18 år: Skal materiale med identificerbare mindreårige anvendes kommercielt, er kunden ansvarlig for at indhente samtykke fra forældre eller værge. Vi leverer ikke materiale til kommerciel brug med mindreårige, før kunden har bekræftet, at samtykke foreligger.

Er der personer, lokationer, materialer eller udstyr, som ikke må fotograferes, skal det oplyses inden opgaven.

11. Ændringer og afbud fra kunden

Flytning af en aftalt dato kan ske uden beregning senest 14 dage før, hvis vi kan tilbyde en ny dato inden for 60 dage.

• Mere end 14 dage før: intet gebyr
• 8–14 dage før: 50 % af aftalt pris
• 0–7 dage før, eller udeblivelse: 100 % af aftalt pris

Kan opgaven ikke gennemføres på grund af kundens forhold — manglende adgang, manglende akkreditering, ingen kontaktperson — betragtes det som afbud på dagen. Afholdte omkostninger faktureres uanset.

12. Aflysning og forhindring fra vores side

Bliver vi forhindret på grund af sygdom, ulykke, nedbrud af udstyr eller lignende, gør vi vores yderste for at stille en anden fotograf af tilsvarende faglig standard til rådighed eller finde en ny dato.

Kan hverken erstatning eller ny dato lade sig gøre, annulleres aftalen, og alle indbetalte beløb refunderes fuldt ud. Vi er ikke herudover erstatningsansvarlige.

Vi er ikke ansvarlige for manglende opfyldelse, der skyldes forhold uden for vores kontrol, herunder vejrlig, aflyste eller udsatte arrangementer, nægtet akkreditering, myndighedspåbud, strømsvigt eller trafikale forhold.

13. Reklamation

Kunden skal gennemgå det leverede og reklamere skriftligt senest 14 dage efter levering. Herefter betragtes leverancen som godkendt.

Reklamation kan omfatte tekniske fejl ved filerne eller manglende opfyldelse af det aftalte omfang. Fotografisk stil, motivvalg, beskæring og farvebehandling er udtryk for vores faglige og kunstneriske vurdering og kan ikke gøres til genstand for reklamation.

Er reklamationen berettiget, afhjælper vi ved omlevering, genredigering eller — hvis det ikke er muligt — forholdsmæssigt afslag.

14. Refundering

Betalte beløb refunderes som udgangspunkt ikke, medmindre andet følger af disse betingelser.

Kan vi ikke levere som aftalt på grund af tekniske fejl eller andre forhold, der skyldes os, tilbyder vi enten en ny opgave uden ekstra omkostning eller fuld refundering af det betalte beløb for den pågældende opgave.

Utilfredshed med fotografisk stil eller udtryk giver ikke ret til refundering, når materialet er leveret som aftalt og svarer til den stil, der fremgår af vores portefølje.

15. Ansvar

Martrick Medias samlede erstatningsansvar for en opgave kan ikke overstige det honorar, kunden har betalt for opgaven.

Vi er ikke ansvarlige for indirekte tab, herunder driftstab, tabt omsætning, tabt fortjeneste, image- og omdømmetab, forsinkede kampagner, tab af goodwill, tab som følge af forsinkelse samt krav fra tredjepart. Begrænsningen gælder uanset ansvarsgrundlag.

Deltagelse i en fotografering sker på deltagernes eget ansvar. Vi er ikke ansvarlige for skade på personer eller ejendele under opgaven, medmindre skaden skyldes fejl eller forsømmelse fra vores side.

Vi er ikke ansvarlige for kundens brug af materialet, herunder om kunden har det fornødne samtykke, jf. punkt 10, eller de fornødne rettigheder fra forbund, arrangør eller rettighedshaver, jf. Del B.

Ansvarsbegrænsningen gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed.

16. Fortrolighed

Vi behandler oplysninger om kundens forhold, som vi får kendskab til under opgaven, fortroligt. Har kunden behov for en egentlig fortrolighedsaftale, indgås den særskilt inden opgaven.

17. Behandling af personoplysninger

Martrick Media er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler i forbindelse med opgaven — kontaktoplysninger på kundens kontaktperson samt materiale, hvor personer kan være identificerbare.

Regnskabsmateriale opbevares i fem år efter regnskabsårets udløb i henhold til bogføringsloven. Materiale opbevares i vores arkiv, så længe det er relevant for portefølje og eventuel genlevering.

Registrerede har ret til indsigt, berigtigelse, sletning og indsigelse. Henvendelse til [e-mail]. Der kan klages til Datatilsynet.

18. Lovvalg og værneting

Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister søges løst i mindelighed. Kan det ikke lade sig gøre, afgøres tvisten ved Retten i Odense som Martrick Medias hjemting og som første instans.

19. Gyldighed

Erklæres en enkelt bestemmelse i disse betingelser helt eller delvist ugyldig eller uden retskraft, påvirker det ikke gyldigheden af de øvrige bestemmelser. Den pågældende bestemmelse erstattes af en gyldig bestemmelse, der ligger så tæt som muligt på det oprindeligt tilsigtede.

20. Ændring af betingelserne

Vi kan ændre disse betingelser. For allerede indgåede aftaler gælder de betingelser, der var gældende ved aftalens indgåelse.

Del B — Særlige vilkår pr. opgavetype

B.1 Sportsfotografering

Akkreditering og adgang. Kunden — klub, forbund, arrangør eller agent — skaffer den nødvendige akkreditering og fotografvest og sikrer, at vi er registreret hos arrangøren i god tid. Nægtes eller trækkes akkreditering tilbage, betragtes det som forhindring efter punkt 12, og afholdte omkostninger faktureres.

Tredjeparts rettigheder. Kampe og stævner er ofte omfattet af arrangørens, forbundets eller ligaens egne billed- og medievilkår, som kan begrænse kommerciel anvendelse. Kunden er ansvarlig for at afklare, om den ønskede brug er tilladt efter disse vilkår. Martrick Medias brugsret efter punkt 8 giver ikke i sig selv ret til brug, som arrangøren eller forbundet forbyder.

Aflyste og udsatte kampe. Aflyses eller udsættes en kamp af arrangøren, tilbyder vi en ny dato uden beregning, hvis det er praktisk muligt. Afholdte rejse- og opholdsudgifter faktureres uanset.

Hurtiglevering. Levering af udvalgte billeder i pausen eller umiddelbart efter kampen er et tilvalg, der skal fremgå af ordrebekræftelsen, og som prissættes særskilt. Antallet aftales på forhånd.

Spillere og udøvere. Punkt 10 om personer i materialet gælder fuldt ud, herunder de særlige krav ved mindreårige — hvilket er relevant ved ungdomshold og akademiopgaver.

B.2 Musik-, koncert- og festivalfotografering

Fotopas. Kunden skaffer fotopas hos arrangør, spillested eller management.

Restriktioner fra kunstner og arrangør. Adgang til scenen er ofte begrænset — typisk til de første numre og uden brug af blitz. Sådanne restriktioner kan begrænse antallet og karakteren af de billeder, vi kan levere. Er der aftalt et minimumsantal billeder, gælder det med forbehold for de restriktioner, arrangøren fastsætter.

Godkendelse fra kunstner. Kræver kunstner eller management godkendelse af billederne inden offentliggørelse, forlænges leveringsfristen tilsvarende. Billeder, der afvises i den proces, udgår af leverancen uden afslag i prisen.

Aflyste koncerter. Aflyses koncerten, gælder punkt 12. Afholdte omkostninger faktureres.

B.3 Event: stand-up, performance arts, talks og reportage

Sceneværker. Forestillinger, koreografi, scenografi, manuskript og sceneshow kan være selvstændigt ophavsretligt beskyttet uafhængigt af vores fotografi. Kunden er ansvarlig for, at de nødvendige rettigheder til offentliggørelse foreligger fra kunstner, koreograf, scenograf, forfatter eller producent.

Fortroligt materiale. Ved stand-up og prøveforestillinger kan dele af showet være fortroligt eller endnu ikke offentliggjort. Er der materiale, der ikke må fotograferes eller vises, aftales det inden opgaven.

Talere og deltagere. Ved foredrag, konferencer og talks er kunden ansvarlig for at orientere talere og deltagere, jf. punkt 10.

Reportage. Ved reportageopgaver leverer vi et redaktionelt udvalg. Vi omredigerer eller iscenesætter ikke situationer med henblik på at ændre det billede, materialet giver af begivenheden.

B.4 Dokumentation af arbejdsplads

Indgangsformat. Standardformatet er 90 minutter på lokation og minimum 20 færdigredigerede billeder, leveret senest 5 hverdage efter besøget. Øvrige pakker fremgår af ordrebekræftelsen.

Medarbejdere. Kunden orienterer sine medarbejdere inden besøget, jf. punkt 10. Vi arbejder dokumentarisk og observerende, og medarbejderne fortsætter deres arbejde under besøget.

Adgang. Er arbejdspladsen ikke i drift på det aftalte tidspunkt, eller er de aftalte områder utilgængelige, kan besøget ikke forlænges, og punkt 11 finder anvendelse.

B.5 Produktfotografering

Produkter i vores varetægt. Sender eller afleverer kunden produkter til fotografering, sker forsendelsen for kundens regning og risiko. Vi opbevarer produkterne forsvarligt, men tegner ikke forsikring for dem — kunden forsikrer selv efter behov. Vores ansvar for skade eller bortkomst er begrænset efter punkt 15.

Returnering. Produkter returneres for kundens regning efter aftale. Fødevarer, drikkevarer og andre forbrugsvarer, der anvendes eller forringes under produktionen, returneres ikke.

Styling og rekvisitter. Rekvisitter, styling, modeller, lokationsleje og særlig scenografi indgår ikke i prisen, medmindre det fremgår af ordrebekræftelsen.

Antal og koncept. Prisen er baseret på det aftalte antal færdige billeder og det aftalte antal opstillinger. Ekstra billeder og ekstra opstillinger faktureres efter den gældende stykpris.

B.6 Erhvervsvideo

Leveranceform. Det skal fremgå af ordrebekræftelsen, om vi leverer råmateriale eller færdigredigeret video. Leveres råmateriale, står kunden selv for klipning og efterbehandling. Ophavsretten til materialet forbliver hos Martrick Media, jf. punkt 8, uanset leveranceform.

Musik og tredjepartsindhold. Rettigheder til musik, arkivklip, skrifttyper og andet tredjepartsindhold i en færdig video er kundens ansvar, medmindre andet er aftalt. Vi anvender ikke musik uden gyldig licens.

Ændringsrunder. Ved færdigredigeret video indgår to ændringsrunder i prisen. Yderligere runder faktureres efter timepris.

Ændringer i opgaven. Ændringer i koncept, stil, tempo, længde eller formål efter påbegyndt arbejde betragtes som en ny opgave og prissættes særskilt.

Godkendelse. Kunden skal fremsende samlede bemærkninger til hver ændringsrunde. Manglende tilbagemelding inden for 14 dage betragtes som godkendelse.